活动执行人员在接受任务之后，除了要对活动流程熟悉以外，活动中用到的道具也同样要顾及，特别是一些体积较小，容易忽略的小道具，道具最好要有专人负责。在活动开始之前要各部分的负责人再仔细检查，至少得确认两遍以上；然后，要做好各个方面的统筹安排，最重要的就是人员的分工，主办方、活动嘉宾、工作人员、媒体记者等等。既要注意人员的独立性，又要注意各人员所内含工作的系统性和联系性。这里，需要有很强的指挥能力和沟通能力。之后，就是活动结束后的撤离工作，注意安全是一定的，人员以及物资。

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